Definición
de Registros y Controles:
Registro es un término que se origina en el vocablo latino regestum. Se trata del accionar y de las consecuencias de registrar, un verbo que refiere a observar o inspeccionar algo
con atención. Registrar también es anotar o consignar un cierto
dato en un documento o papel. Un registro puede ser un espacio donde se procede a
registrar una cosa u actividad.
Otras definiciones:
Según Koontz y O'Donnel,
control
es medir y corregir las actividades de subordinados para asegurarse que los
eventos se ajustan a los planes.
Según Theo Haimann,
control
es el proceso de verificar para determinar si se están cumpliendo los planes o
no, si existe un progreso hacia los objetivos y metas. El control es necesario
para corregir cualquier desviación
El control se ejerce en todos
los niveles de las organizaciones; desde los niveles superiores o jerárquicos,
hasta los niveles inferiores u operativos.
Características de los
registros y controles:
1.
Debe
ser entendible. Las partes involucradas deben comprender qué se pretende registrar
y controlar. Para ello, debe diseñarse de acuerdo con el personal disponible y
los objetivos y planes de la organización. Un sistema de registro y control que
es difícil de comprender puede ocasionar errores innecesarios, empleados
frustrados y, con el tiempo, ser eventualmente ignorado.
2.
Seguir
el modelo de la organización. El diseño del sistema debe considerar la
estructura organizativa. En particular, a medida que se descienda en la
jerarquía, menor debe ser el grado de complejidad del sistema.
3.
Efectividad
y rapidez. Las desviaciones deberán ser detectadas lo más rápidamente posible y
la información deberá llegar al punto que se requiera, en el momento oportuno,
con el fin de posibilitar alcanzar los objetivos.
4.
Ser
flexible. El sistema de registro y control no debe constreñir la actividad
administrativa. Por ello, se aconseja la incorporación de mecanismos capaces de
adaptarse a las exigencias de entornos dinámicos.
5.
Continuidad.
Debe realizarse de manera continua para evitar demoras y desviaciones dentro de
los procesos administrativos.
6.
Informativo. Distribuir los documentos a los órganos, servicios y
unidades de la dependencia que en su momento sean requeridos.
7.
Almacenamiento de información. Permite informar y orientar los
procesos administrativos. Se dispone de la información en todo momento
El
Control Administrativo
Introducción:
La palabra control sugiere la idea de comprobación, inspección,
verificación, revisión, supervisión, etc. El control es la función de
administración que cierra el proceso administrativo, es la consecuencia lógica
del acto de administrar, es una función indelegable de todo cargo con
responsabilidad de conducción, ya que ambos conceptos están unidos.
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